Como fazer uma conciliação bancária eficaz

Como fazer uma conciliação bancária eficaz

Uma empresa sem conciliação bancária é como um edifício sem estrutura: não tem base para continuar de pé. Por melhor que seja a ideia do seu negócio, pecar no básico vai acarretar na perda da oportunidade de continuar no mercado. Por isso, a conciliação bancária é tão importante, porque mantém o fluxo de caixa em dia. Conhecendo esse desafio, você deve se perguntar como realizar essa tarefa de modo ágil?

Saber quanto dinheiro está em caixa no dia, no mês e até no ano é o básico da gestão financeira para PME (Pequena e Média Empresa). Mas chegar a esse número rapidamente não é tão elementar. É preciso ultrapassar as barreiras bancárias, registrando números – o que muitas vezes exige uma tenacidade de atravessar paredes de cofres. Mas a simplicidade está em adotar métodos e sistemas que levem ao desenvolvimento de uma cultura financeira saudável e segura para a empresa.

O Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio a Micro e Pequenas Empresas) tem sua própria definição da importância do fluxo de caixa e da conciliação: fazem parte de um “tripé de estruturação financeira”. A análise do lucro e a avaliação do patrimônio também podem dizer se a empresa está bem das pernas ou se perdeu o chão de vez!

Se no seu negócio o planejamento sobre a gestão financeira para PME está começando agora ou precisa amadurecer, saiba que a melhor prática é acompanhar e cruzar o saldo bancário e as estimativas do financeiro diariamente.

Neste ponto, podemos dizer que o ideal é ter um sistema financeiro para PME integrado com a Contabilidade. Mas, se você ainda não conta com essa ferramenta, segue abaixo o caminho para uma conciliação bancária eficiente.

 

Veja no passo a passo a seguir, como as rotinas de conciliação bancária podem começar a fazer parte da sua empresa.

 

Passo 1: identificar as contas bancárias

Organizar as contas é o primeiro passo. Crie categorias: contas para as movimentações financeiras como recebimento e saídas de capital. Assim, você já sabe onde encontrar os dados que procura. Inclusive quando precisa identificar as contas em débito automático, que ajuda a sua empresa a estar em dia, mas sem a conciliação e a vigilância constantes, pode resultar em pagamentos em dobro.

Além da duplicidade de pagamento, um dos maiores problemas da adoção de ter muitas contas bancárias é a rotina. A sua intenção é ajudar o cliente, por isso manter relacionamento com vários bancos  pode até facilitar as transações e ajudar a driblar tarifas. Mas, dificulta internamente na busca dos dados e faz com que a empresa tenha trabalhos homéricos de conciliação!

Primeiramente identifique quais são as contas e os clientes vinculados a elas. Tente destinar as contas conforme o movimento do fluxo de caixa, pautado nas entradas e saídas de capital. Tendo esse entendimento, você consegue seguir para o próximo passo.

 

Passo 2: criar documento de controle

As planilhas podem ajudar! Não são o melhor recurso tecnológico, mas respondem com rapidez a uma necessidade imediata. Você pode criar abas para cada uma das contas bancárias e uma última para consolidar os dados e analisar de forma mais macro. Nesta, fica a fórmula do cálculo do saldo final, que nada mais é do que a soma dos valores consolidados em cada conta.

Não esqueça de renomear as abas conforme as categorias de recebimento e saída. Convém criar uma terceira, híbrida, pois existem contas que absorvem dos dois tipos principais de movimentação. Com um simples filtro e seguindo uma nomenclatura padrão, você consegue identificar:

  •   Fornecedores: sempre separa pela razão social, pelo nome simplificado e pelo CNPJ;
  •   Tipos de pagamentos: use nomenclaturas simples, como água, luz, provento, contrato nºXX;
  •   Tipos de recebimento: vincule ao número da Nota Fiscal Eletrônico, ao cadastro de pedido e outras formas de controle.

Com esse controle, você sabe quais são os movimentos típicos do fluxo de caixa. Outra dica importante é criar ou deixar esse arquivo na nuvem, com restrições de acesso. Assim, fica mais fácil para os setores envolvidos alterarem informações, sem a necessidade de consolidação entre várias planilhas.

 

Passo 3: emitir os extratos

Com a planilha preparada para receber os dados, vem a parte mais braçal de todo o processo: digitar os extratos. Vale muito à pena recorrer ao aplicativo dos bancos e fazer o download dos arquivos por período. Mas a boa notícia é que, aqui, começa a consolidação bancária de fato.

Tome cuidado com as categorias criadas, pois seguir um padrão de organização, tornará a análise dos resultados mais simples, ágil e assertiva. Inclusive, ajudará a destacar as divergências. Um dos benefícios do processo manual é que você consegue reavivar a memória e cria um hábito saudável de controle financeiro. Essa deve ser uma preocupação primordial, que muitas vezes fica mascarada pelo uso de sistemas que automatizam tudo.

Nem sempre encarar as finanças no automático é a melhor resposta para os desafios de gestão financeira para PME. Existem sistemas que automatizam a busca de extratos bancários e facilitam a parametrização de contas e centros de custo, mas a análise crítica para a correta conciliação é primordial para se ter assertividade.

 

Passo 4: tratar divergências e identificar movimentações

Com todo esse procedimento, sua empresa chega ao saldo contabilístico. Ele vem da conciliação entre as informações que a empresa já tem sobre pagamentos e recebimentos, vinculadas aos dados bancários gerados a partir da movimentação das contas. O saldo contabilístico pode até divergir do bancário, desde que esteja devidamente justificada essa diferença.

Se as contas apresentarem divergência, será preciso uma análise detalhada, caso a caso. Não esqueça de justificar as saídas e entradas, que precisam também estar vinculadas aos documentos contábeis (NFes, contratos e outros).

O saldo contabilístico dá sentido aos cheques estornados, ao dinheiro de um pagamento em atraso ou ainda não creditado. É através dele que a sua empresa consegue prever e confiar no futuro financeiro.

 

Passo 5: organizar documentos originais

Não existe gestão financeira sem organização de documentos. Ter uma empresa saudável financeiramente significa estar em dia com as obrigações fiscais, não somente com o pagamento de fornecedores, colaboradores e serviços. Por isso, o quinto e último passo mostra que manter um histórico de documentos é o desfecho da rotina do fluxo de caixa.

A conciliação bancária deve ser feita todos os dias, para que, mensalmente, o especialista contábil da sua empresa ou que presta serviço para ela possa receber esse histórico. É a partir dessas movimentações que serão feitos os pagamentos de impostos e as devidas prestações de conta com o fisco. Por isso, manter a planilha na nuvem ou ter um sistema que te forneça relatórios, conforme mencionado nos passos dois e três, pode facilitar o compartilhamento.

Continua com dúvidas? Não sabe por onde começar? Então, inicie essa jornada conversando com um dos especialistas contábeis da NTW. Eles podem apontar o melhor caminho para a sua empresa crescer com segurança financeira!

 

Coordenado por:

Fábio Valente – Diretor Executivo da Unidade NTW Florianópolis Centro

2018-12-28T16:54:26+00:00Por |

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