6 dicas para otimizar a gestão do seu escritório contábil

6 dicas para otimizar a gestão do seu escritório contábil

Quem é dono do próprio negócio sabe que não é fácil lidar com as rotinas administrativas, em muitos casos, elas exigem o conhecimento de várias áreas diferentes: tributária, financeira, processos e de recursos humanos. O contador, dono de escritório contábil, por sua vez, ao se envolver com as questões de seus clientes relacionadas a essas áreas, pode acabar deixando de lado o funcionamento delas em seu próprio empreendimento.

Como otimizar a gestão do seu escritório contábil? Confira algumas dicas importante para isso!

1- Crie e documente as rotinas

A rotina de um escritório contábil é bastante acelerada, várias são as atividades e processos envolvidos na prestação de serviços onde podemos destacar: receber documentos e informações dos clientes, processar a escrituração e apurar impostos, elaborar relatórios contábeis ou gerenciais, enviar tudo no prazo pactuado com os clientes. Então, é importante haver um controle dessas rotinas para que não se pulem etapas, já que isso poderá trazer prejuízos financeiros.

Como um imposto calculado sem considerar um grupo de notas fiscais, influenciando no valor recolhido ou uma folha emitida com informações erradas de funcionários pode afetar a credibilidade. Ainda, é interessante documentar problemas incomuns à rotina e à forma usada para resolvê-los, futuramente, isso poderá poupar tempo em encontrar soluções mais assertivas. Uma rotina previamente organizada pela empresa poderá facilitar para os novos profissionais contratados se familiarizarem com o ambiente.

2- Aprenda as funcionalidades do seu sistema de automação

O volume de informações que a maioria dos escritório contábeis trabalha e o atendimento às exigências legais de seus clientes, como o envio de declarações e confecção de relatórios, não permite o desenvolvimento de atividades sem o auxílio de softwares. É muito importante, então, escolher programas que atendam às demandas, conhecer seu funcionamento pleno e usá-lo de acordo com as suas necessidades atuais.

Se possível, também as que possam surgir no futuro. Lembrando-se que, posteriormente, caso o sistema não tenha sido utilizado da forma devida, poderá gerar retrabalho: revisão de parametrização e atualização de cadastros.

3- Faça e analise a contabilidade de seu escritório contábil

Registrar os fatos contábeis de seu escritório contábil e fazer o acompanhamento como faz de seus clientes é importante. Muitos profissionais esquecem que sua empresa precisa de atenção e controle.

Por falta de cuidado, deixam que problemas pequenos, principalmente financeiros, aumentem ao ponto de prejudicaram as atividades do escritório contábil. Por isso, use a contabilidade gerencial e financeira em prol de sua empresa.

4- Treine para estar atualizado

A contabilidade, especialmente a área fiscal, modifica-se continuamente. Portanto, estar atento a essas transformações é requisito essencial.

O gestor e sua equipe têm de estar atualizados, pois o primeiro passará confiança ao dialogar com seu cliente sobre dúvidas; e o segundo, trabalhará diretamente na execução de atividades que requerem a apropriação desses conhecimentos. Treinamento é essencial, principalmente em empresas prestadoras de serviços, pois repercutirá diretamente no nível de qualidade do serviço prestado, contribuindo para facilitar a captação de clientes.

5- Seja parceiro de sua equipe

Por falar em equipe, o sucesso de um empreendimento depende muito do trabalho de seus funcionários, a forma como eles abordam os clientes, executam suas tarefas e se postam diante das situações e problemas. À vista disso, é importante que se estabeleça uma relação de parceria com a equipe de trabalho, reconhecendo esforços e trabalhos bem executados, tendo sensibilidade ao orientar e corrigir.

Enfim, buscar maneiras que os motivem e os façam confiar e seguir de bom grado seu líder, tornando-os mais engajados com o sucesso da empresa. Gerir um escritório contábil não é tarefa fácil.

Demanda conhecimento de áreas distintas, disciplina e envolvimento de toda equipe. Sendo que o gestor pode acabar se envolvendo com as rotinas de seus clientes e não se atentar para o seu próprio negócio.

Ou mesmo não sobrar tempo para se dedicar a essas questões. Uma alternativa que poderia ajudar em muito o contador empreendedor é a aquisição criação de setor específico, delegar a uma pessoa a tarefa ou adquirir uma franquia que já possua, em sua estratégia, modelo de gestão que facilite seu trabalho.

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