7 dicas para a contabilidade e gestão financeira da clínica médica

7 dicas para a contabilidade e gestão financeira da clínica médica

A prática médica privada pode representar uma das conquistas mais gratificantes para o profissional da área da saúde. A capacidade de tomar decisões e fornecer tratamento que influenciam diretamente na qualidade de vida e nos padrões de atendimento prestados a um paciente é muitas vezes uma escolha de carreira bastante recompensadora. No entanto, médicos que abrem um consultório privado terão o desafio da gestão administrativa e financeira de um negócio, visando manter o equilíbrio entre o cuidado com seus pacientes e a atenção à contabilidade e gestão financeira da clínica médica.

Como dono de uma clínica ou consultório médico você vai operar como qualquer pequena empresa. O que significa dizer que o seu negócio está exposto aos mesmos desafios financeiros de outras pequenas empresas do país, ou seja, uma infinidade de obstáculos a superar, custos e obrigações a serem cobertos e erros comuns a evitar.

Com isso em mente, confira sete boas práticas para organizar as finanças da sua clínica ou consultório médico:  

1- Não misturar despesas pessoais com os gastos da clínica

Essa é a regra número um, repetida infinitas vezes, mas ainda pouco praticada pelos empreendedores de todos os setores, mas especialmente pelos profissionais de saúde. Gastos pessoais como combustível, despesas da casa e dos filhos devem ser separadas dos custos do consultório (aluguel, salário de funcionários, materiais e equipamentos, impostos). Para isso estabeleça um pró-labore e tenha uma conta Pessoa Física específica para as despesas pessoais. Já gastos de viagem, desenvolvimento profissional (como educação continuada) podem ser contabilizados na conta de Pessoa Jurídica.

2- Controlar o fluxo de caixa

Contas se acumulam, planilhas ficam desatualizadas, orçamentos são ignorados e, quando menos se espera, você perdeu o controle da contabilidade e gestão financeira da sua clínica médica. É preciso registrar e controlar todos os gastos e as receitas, como os atendimentos, as demandas de folha de pagamento, as despesas variáveis, as despesas imprevistas e os reembolsos. Tudo tem que ser contabilizado, mesmo as pequenas despesas do dia a dia, para se ter a exata noção do desempenho financeiro. Manter o fluxo de caixa sempre atualizado ajuda a fazer a provisão de lucros e investimentos necessários e o contador é o profissional ideal para apoiar nessa tarefa.

3- Automatizar os processos

Como os reembolsos dos planos de saúde parecem não acompanhar a escalada de custos, os médicos precisam se concentrar em eficiência operacional. Automatizando os processos e os registros de todas as transações financeiras você pode melhorar a produtividade dos médicos e funcionários, aumentar a receita, ter maior controle e melhorar o atendimento ao paciente. Isso se consegue com uso inteligente da tecnologia. E não é preciso se preocupar quanto ao custo e a complexidade. Também há softwares na nuvem, com um custo acessível e fáceis de usar, específicos para clínicas médicas.

4- Analisar seus números com regularidade

Não basta registrar todos os gastos e ganhos nos mínimos detalhes se você não parar para analisar estas informações, não é mesmo? É preciso dedicar um tempo para visualizar como anda a saúde financeira do seu negócio. Ao comparar receitas, custos, despesas e impostos é possível verificar se sua clínica está gerando bons resultados e você consegue tomar melhores decisões de negócio. Você também pode considerar a contratação de uma contabilidade consultiva para fazer um balanço mais aprofundado e indicar caminhos para diminuir custos e aumentar os ganhos.

5- Fazer um planejamento das compras

A compra de materiais de escritório e os materiais médicos, desde o papel de cópia até as luvas ou seringas, para fazer frente à operação administrativa e os procedimentos clínicos, é um custo que pode levar a gastos excessivos e desnecessários. É preciso um acompanhamento e um planejamento destas compras, como a negociação de prazos de pagamentos e cotação de preços com fornecedores. Faça um controle rigoroso para que não ocorram gastos além do necessário, pesquise outros fornecedores e negocie. Não subestime os pequenos gastos do dia a dia e a economia que o menor desconto obtido pode trazer ao longo de um ano.

6- Fazer a análise de viabilidade e lucro por procedimento

Ter uma compreensão de todos os custos envolvidos na gestão de um negócio médico é essencial para que seja lucrativo a longo prazo. Questões como quais os tratamentos mais rentáveis? Quais os procedimentos que geram mais custos? O seu convênio está sendo lucrativo ou tem despesas superiores as receitas? Procurar levantar as respostas para estas questões e manter o fluxo de caixa controlado, são fatores essenciais para manter a contabilidade e a gestão financeira da sua clínica médica saudáveis.

7- Escolher o melhor regime tributário

Você não precisa ser um expert em tributação. O contador é o melhor profissional para ajudá-lo a optar pelo melhor regime tributário, de acordo com as características do seu negócio. Como a legislação sofre mudanças periódicas é preciso que a opção pelo regime tributário seja analisada anualmente. Assim você garante que a sua clínica médica terá o melhor enquadramento tributário, pagando menos impostos e, ao mesmo tempo, mantendo-se em dia com o Fisco.

Tal como acontece com qualquer empresa, organizar as finanças da sua clínica ou consultório médico é essencial para garantir que o negócio possa funcionar de forma sustentável. Apesar da prioridade número um do seu trabalho continuar sendo o de cuidar da saúde dos pacientes deixar de dar foco na contabilidade e na gestão financeira da sua clínica médica pode trazer grandes dores de cabeça. Por outro lado, aqueles que dedicam atenção na organização das finanças do consultório médico podem usufruir de um negócio potencialmente mais lucrativo e recompensador.

Para criar um equilíbrio saudável entre a prática médica e a gestão financeira da sua clínica, você pode contar com o auxílio de um contador com experiência no segmento de saúde. A contratação dos serviços de um escritório contábil tem a vantagem de uma avaliação honesta e imparcial de como estão as suas finanças.

Com soluções especializadas o segmento de saúde, a NTW Contabilidade e Gestão Empresarial pode ajudar a organizar a vida financeira da clínica e apoiar a evolução do negócio de forma segura e constante.

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Coordenado por:

Silvana Kruger – Diretora Executiva da Unidade NTW Chapecó

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