Fatores para uma gestão de resultados em clínicas médicas

Fatores para uma gestão de resultados em clínicas médicas

Administrar com eficiência uma clínica médica para obter resultados positivos e sustentáveis envolve muitos desafios, principalmente quando em muitos casos sabemos que os administradores, gerentes ou gestores da clínica são especializados apenas na área da saúde, poucos tem conhecimento da administração e gestão de negócios.

Com isso, questões como gestão financeira, enquadramento tributário, contratações e gestão de pessoal, comunicação interna, compra e manutenção de equipamentos, marketing, informática dentre outros assuntos acabam trazendo grandes dificuldades podendo afetar diretamente nos resultados e performance do negócio.

Para estas questões a consultoria de um bom escritório contábil especializado na área da saúde é a solução. Com conhecimento de como administrar uma clínica médica com as melhores práticas, certamente a clínica terá melhores resultados.

Clínica Médica: Ações para melhorar os resultados

Em qualquer negócio é preciso entender bem seus objetivos, em seguida, criar processos que viabilizem sua existência e por fim medir os resultados destas ações.

Com essas ações inclusive em clínicas médicas e consultórios, será possível fazer uma gestão de resultados eficiente.

Quando o empresário da área médica resolve abrir seu próprio negócio e empreender, além do conhecimento técnico é preciso estudar muito bem o mercado onde irá atuar, concorrentes, público alvo, local, instalações, canais de comunicação com os clientes, sistemas de gestão, tecnologia aplicada em seu negócio, equipe especializada e também precisa ter uma consultoria contábil que acompanhe o dia a dia do seu negócio.

Todo negócio precisa gerar valor, com uma clínica ou consultório não é diferente, e este valor precisa ser perceptível pelos pacientes, colaboradores, parceiros, diretores, sócios, acionistas, enfim, melhorar da saúde e qualidade de vida das pessoas.

Abaixo, algumas ações com objetivos para a busca do sucesso e performance eficiente de uma clínica médica:

  • Definir objetivos e metas de resultado e ações
  • Elaborar o planejamento com acompanhamento para alcançar os objetivos
  • Organizar todas as rotinas para consultas e exames
  • Adequar com objetivo de melhoria todos os processos operacionais
  • Buscar parcerias estratégicas para o negócio
  • Foco no atendimento ao cliente
  • Busca sistemática de redução de custos sem alterar a qualidade
  • Aumentar o faturamento
  • Treinamento contínuo da equipe

Em uma clínica médica ou consultório, um dos itens de extrema importância é a organização das informações pessoais dos pacientes, seus prontuárioslaudos médicos, exames, bem como seus registros de consultas e atestados. Além das informações dos pacientes, temos ainda as informações dos colaboradores e outras geradas nos processos do dia a dia, da área financeira e os registros dos equipamentos utilizados na clínica.

Atualmente já há disponível no mercado sistemas e ferramentas digitais para auxiliar nestes controles.

Outro item de grande significado e muito comum entre os empresários e administradores e principalmente na área da saúde com clínicas médicas, laboratórios e consultórios é a dificuldade de separar a gestão e controles financeiros da clínica de seus movimentos pessoais, ou seja, não tratar a clínica ou consultório como uma empresa independente. 

É necessário que se tenha uma disciplina para esta gestão financeira, onde fique bem claro através de documentos, processos, faturamento e movimentações de entradas e saídas de recursos exclusivos da clínica, com isso será possível identificar os resultados efetivos e um gerenciamento eficiente.

Em todos os negócios e não é diferente em uma clínica, o tempo é um dos principais fatores que precisam ser bem gerenciados e aproveitados, o tempo em cada atendimento médico é precioso. É preciso ter uma avaliação detalhada deste tempo em cada especialidade e tipo de atendimento. Há muitas situações onde não há este controle de produtividade, podendo acarretar perdas de tempo e prejuízos consideráveis para a clínica.

Um bom administrador é o responsável por todos os setores de uma clínica, onde destaca-se algumas funções, tais como, elaboração do planejamento estratégico, elaboração e definição dos processos e rotinas,  avaliação, controle e acompanhamento dos resultados do negócio, gerenciamento e captação de recursos financeiros, humanos e materiais para a empresa e também responsável por todas as rotinas administrativas e burocráticas.

E no início das atividades este profissional quase sempre acaba atuando também na execução de algumas tarefas pessoalmente até compor o quadro de colaboradores.

Atualmente com a evolução tecnológica, há muitas soluções para melhoria da qualidade e redução de custos em processos e pessoas. Conhecendo bem o negócio, com estratégias claras e bem definidas, o gestor poderá identificar e potencializar estes recursos para maior rentabilidade do negócio.

Uma das principais ferramentas de controle extremamente necessária para uma clínica ou consultório é o fluxo de caixa. O fluxo de caixa nada mais é do que um relatório onde registramos todas as movimentações financeiras da empresa, ou seja, todas as entradas e saídas de recursos, faturamento e despesas.

Este relatório pode ser diário, semanal, mensal, quinzenal, enfim, de acordo com a necessidade de análise de cada usuário. Ele permite ter um acompanhamento detalhado, onde fica bem claro e análise sobre gastos desnecessários, concentração de pagamentos em uma única data, consonância entre datas de recebimentos e pagamentos, evitando desembolsos sem o respectivo recurso no caixa.

Outro item de muita atenção e grande importância para o gestor é o controle de estoque, qualquer sistema operacional que a clínica utilizar deverá conter este módulo para controle e que seja integrado aos demais setores, como faturamento, financeiro e outros. Com este sistema o gestor poderá ter a informação do giro de cada produto, validade e acompanhamento da evolução dos custos dos materiais utilizados na clínica.

As clínicas ou consultórios de uma maneira geral possuem equipamentos para a execução dos trabalhos pelos especialistas, normalmente são equipamentos e aparelhos que requerem registros específicos e normas de utilização e conservação, alguns necessitam inclusive de aferições periódicas por empresas especializadas para manter a qualidade dos resultados.

Devido ao alto valor destes equipamentos, representam um alto investimento para a clínica, principalmente para os pequenos e no início das atividades, o gestor da clínica deverá ter atenção com a utilização, conservação, manutenção periódica e seguir as orientações dos manuais do fabricante.

Conforme já tratamos acima, a identificação do tempo para cada atendimento de acordo com a especialidade e o tratamento é um dos principais fatores para se ter uma melhor produtividade.

Após esta identificação fica mais fácil elaborar diariamente a organização e controle da agenda para os atendimentos. Com um bom sistema aliado a estas informações o agendamento se torna mais eficiente, podendo inclusive em alguns casos o próprio paciente proceder a marcação da consulta ou exame, gerando ganho de tempo para os funcionários da clinica e para os pacientes.

Outro grande desafio do gestor é manter as informações do paciente muito bem organizadas, atualizadas e de uma forma que os usuários que necessitam destas informações possam acessá-las de maneira fácil. Inclusive estas informações poderão estar disponíveis para consulta pelos próprios pacientes através de sites e aplicativos da clínica.

Com o prontuário completo e atualizado eletronicamente os acessos pelos usuários e pacientes tornam-se práticos e ágeis a qualquer momento por quaisquer aparelhos conectados à internet, além de reduzir e muito os arquivos em papel, reduzindo assim também a necessidade de espaço físico e riscos de perdas de documentos.

 

José Roberto Marins

Diretor Executivo NTW Unidade Osasco

Sobre o Autor:

Pós Graduado em Marketing digital com especialização em marketing de performance.