Gestão de Clínicas Médicas: Como melhorar o desempenho?

Gestão de Clínicas Médicas: Como melhorar o desempenho?

Atualmente a gestão de clínicas médicas envolve muitos desafios, isso vale especialmente ao analisarmos que, muitos gestores têm formação técnica na área da saúde e não em negócios. 

Desta forma, no dia a dia, eles podem se ver em apuros com tarefas que fogem da sua especialidade, incluindo: controle financeiro, enquadramento tributário, contratações de pessoal, comunicação interna, compra e manutenção de equipamentos, dentre outros assuntos. 

Mas com conhecimento de como administrar uma clínica médica com as melhores práticas e a consultoria de um bom escritório contábil especializado na área da saúde, certamente a clínica terá melhores resultados. 

Como melhorar o desempenho do consultório ou clínica médica? 

Primeiro, é preciso entender o negócio para, depois, definir a sua atuação e medir os resultados. 

Para isso, lembramos do consultor William Edwards Deming, criador da frase:

“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende e não há sucesso no que não se gerencia”.

Isso vale para qualquer negócio, inclusive, para a gestão de clínicas médicas

Só com essas informações será possível fazer uma gestão eficiente, que reverta em benefícios e atinja aos objetivos da empresa, clientes e sociedade. 

Quando decide abrir uma clínica médica, o profissional por trás da ideia, de modo geral, já conhece o mercado onde irá atuar.

Talvez, até domine tudo aquilo que um estabelecimento do tipo precise oferecer para um atendimento de excelência. 

Por outro lado, falta conhecimento sobre administração de negócios nessa área, é necessário ter saúde financeira, instalações e materiais adequados, além de um fluxo de trabalho eficaz. 

Além do conhecimento técnico é preciso estudar muito bem o mercado onde irá atuar, concorrentes, público alvo, local, instalações, canais de comunicação com os clientes, sistemas de gestão, tecnologia aplicada em seu negócio, equipe especializada, além de todos esse fatores, também é necessário uma consultoria contábil que acompanhe o dia a dia do seu negócio.

Para sobreviver, uma clínica ou consultório precisa gerar valor para os pacientes, empregados, parceiros, donos, sócios, acionistas e para a sociedade como um todo, ou seja, melhoria da saúde e qualidade de vida das pessoas.

O negócio também deve estar saudável, para isso deve ser definido alguns objetivos chaves para o sucesso:

  • Estabelecer objetivos e metas;
  • Fazer o planejamento para alcançar os objetivos;
  • Organizar rotinas para consultas e exames;
  • Otimizar processos operacionais;
  • Formar parcerias estratégicas;
  • Melhorar o atendimento;
  • Diminuir custos;
  • Aumentar o faturamento;
  • Treinar continuamente a equipe.

Alguns desafios da gestão de uma clínica médica:

Organização das informações

Dados pessoais dos pacientes, prontuários, laudos médicos, exames, registro de consultas e atestados são algumas informações colhidas no dia a dia das clínicas médicas. Também as informações de funcionários e aquelas geradas no gerenciamento de processos, finanças e equipamentos.

Para guardar tantos registros requer organização e, muitas vezes, auxílio de softwares e ferramentas digitais.

Autonomia e controle financeiro

Um assunto muito comum que faz com que muitas clínicas médicas tenham dificuldades financeiras, podendo até ir à falência, é que seus sócios ou gestores não enxergam o estabelecimento como uma empresa e, assim, misturam as finanças dos negócios com rendimentos pessoais.

Esse é um erro comum na gestão de clínicas médicas, especialmente de pequeno porte.

Seguir por esse caminho significa gerenciar no escuro, sem ter informações corretas sobre entradas, saídas, gastos e se, de fato, o faturamento obtido está resultando em lucro.

Gestão da agenda

O gestor precisa saber quanto tempo leva para cada atendimento, especialidade e cada trabalho executado. Sem esta informação fica impossível traçar uma estratégia para aproveitar melhor o tempo disponível e as clínicas médicas podem realizar menos atendimentos e exames do que a sua capacidade permite, caracterizando uma perda na produtividade.

O gestor é o responsável pelo planejamento estratégico, pela determinação das rotinas e pela avaliação dos resultados da clínica médica, gerencia os recursos da organização, sejam eles financeiros, humanos ou materiais, além de responder pelas questões burocráticas e administrativas.

Esse pode ser um grande desafio, em especial no início do negócio, quando ainda há poucos funcionários e o gestor precisa realizar tarefas operacionais.

Conforme você domina a gestão de clínicas médicas, se habilita a alcançar bons resultados no negócio, mesmo com equipes enxutas e recursos escassos.

Isso se torna viável com a aplicação de conceitos básicos de gestão empresarial, combinados ao apoio de tecnologias personalizadas ao negócio. Para isso é preciso fazer um mapeamento do negócio, ou seja, fazer um levantamento das atividades e processos realizados, e de como são feitos.

É preciso avaliar as soluções disponíveis para enxugar gastos e fazer mais com menos.

Administração financeira: fluxo de caixa e controle das entradas e saídas do financeiro 

O fluxo de caixa é uma ferramenta que registra todas as transações financeiras de um negócio, sejam receitas ou despesas.

Isso permite ter uma visão apurada sobre possíveis gastos desnecessários, o que é fundamental para a saúde financeira de qualquer organização, também contribui para a identificação dos serviços de maior rentabilidade para a clínica ou consultório.

Sem esta ferramenta, mesmo a clínica mais bem localizada, com o melhor time de profissionais e atendimento de ponta, correrá importantes riscos.

Administração do uso dos materiais

O controle de estoque é um setor que pode se beneficiar com a automatização por meio de softwares inteligentes e integrados com demais setores.

Com eles, dá para rastrear cada produto, desde a aquisição até o descarte.

Itens não utilizados podem ser realocados ou até trocados com fornecedores, evitando desperdícios.

Administração do uso e a conservação de equipamentos médicos

Outra maneira de evitar o desperdício de recursos é a conservação de equipamentos da clínica ou consultório.

Esses aparelhos possuem alto valor tecnológico, o que, muitas vezes, os torna caros, especialmente para negócios pequenos.

Para que os dispositivos funcionem bem e pelo máximo de tempo possível, vale observar as recomendações do manual do fabricante para as devidas condições de uso e higiene e seguir os critérios e registros dos equipamentos exigidos pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária, a Anvisa.

Controle da agenda das consultas e exames

O tempo dedicado a cada procedimento é um dos principais desafios das clínicas médicas. E a organização da agenda em alguns casos é um tanto difícil de fazer, seja pela falta de tempo, encaixes ou pela ausência de detalhes no registro das consultas, exames e tratamentos.

Neste caso, ferramentas digitais específicas podem auxiliar muito nessa organização, inclusive a tendência atual é que muitas delas permitem que o próprio paciente marque seu exame ou consulta a partir de plataformas online intuitivas.

Ou seja, a agenda fica organizada, os gestores ganham tempo para tarefas importantes e o paciente agradece pela facilidade no agendamento.

Prontuário eletrônico

O prontuário do paciente reúne todas as informações sobre o histórico do paciente, cuidados de saúde, como consultas, exames e tratamentos.

Já faz alguns anos que esse documento, que antes ocupava espaço em grandes arquivos, se tornou digital.

Além de economizar espaço físico, o formato permite que funcionários e o paciente acessem os dados a partir de qualquer dispositivo conectado à internet.

José Roberto Marins

NTW Contabilidade e Gestão Empresarial Osasco

 

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